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如何實施增值的質量管理體系認證審核

來源:www.aiufil.tw   發布時間:2016-06-28

1、問題的提出

越來越多的組織已經獲得ISO9001質量管理體系認證,或者已經按照質量管理體系國際標準或類似標準建立并實施其管理體系,據國際標準化組織(ISO)中央秘書處進行的2007認證調查表明,截止于2007年12月,全球通過ISO9001認證組織達951486個。這是一個十分令人鼓舞的數字,全球相當大部分的組織已經把引入質量管理體系作為戰略的選擇。但是,仔細分析這組數據,有一種現象也不得不引起重視,那就是逐年明顯減少的ISO9001認證組織增加的數量。

質量管理體系認證

是什么原因導致ISO9001認證組織增加數逐年明顯減少?簡單的邏輯很容易想當然地認為可能是大多數組織已經通過認證,可認證的企業數越來越少。但是,事實并非如此!認證組織增加數大幅減少的原因還有大量的認證組織大量流失。據不完全的統計,目前國內認證機構ISO900l認證組織數量的流失數幾乎與增加數持平,甚至還有一些認證機構出現新認證企業少于流失企業數量。這實際上可能是一種信號,那就是越來越多的組織懷疑認證能夠為組織帶來什么?

2、質量體系增值審核研究

一個組織之所以會申請管理體系認證,主要出于如下幾個原因:1)組織客戶要求;2)行業協會要求;3)組織自身管理要求。在早期,外部要求可能是組織申請認證的主要原因。現在,為了提升自身管理水平作為出發點申請認證的組織已越來越多。因此,組織選擇認證機構也更加注重能否為其帶來增值。

所謂的“增值審核”實際上是一種評價和改進風險管理、控制和管理過程的有效性的系統的、有規則的審核,是提高審核有效性和顧客滿意的審核。具體體現為減少發生風險、改進對規定產品或服務質量的保證、減少產品或服務的交付成本、減少產品或服務的交付時間、改進對資源的管理(人員、設施、資金等)、政策指導等方面。

認證機構如何通過其審核員實施審核為組織帶來增值呢?

通過十多年在國內認證機構的審核實踐以及與DNV、SQS、NSAI、UL等歐美審核員數十次聯合審核的實踐,以及對INTEL,KODAK,ABB,DELL等著名企業的審核實踐,筆者認為可以從以下幾個方面去著手。

2.1、確立關于質量管理體系符合性的正確理念一個組織按照ISO9001建立、實施質量管理體系時,必須充分考慮了組織內怎樣使用基于質量管理體系的ISO9000族國際標準來幫助組織實實在在地提高管理的規范性,提高工作效率,提高效率,提升組織自己的產品和工作質量,這樣的質量管理體系對組織才是有效的。

相反,如果簡單地寫幾個不能反映組織的實際工作情況的文件,建立了一套官僚的手冊、程序和記錄,只求得到ISO9000認證,這樣的質量管理體系不但增加組織的管理成本,變成俗稱的“兩張皮”現象,是沒有意義的。

所以,認證機構的審核員,在審核一個組織的時候,不要把質量管理體系的符合性簡單理解為建立一套符合ISO900l國際標準的質量管理體系并實施就可以了,而是要看一個組織是否真正吸收ISO9000族標準的質量管理理念,是否把ISO9001提供的管理要求當作一種工具用在組織管理實踐中并切實執行,取得成效。

2.2、嚴把審核員準入關

國外認證機構如DNV、BSI等審核員人職的主要決定權在于認證機構本身,認證機構對一個擬用審核員,首先考核的是個人已經具備的素質,包括責任心、形象、語言能力、綜合管理知識、管理能力、質量管理經驗、學歷。至于審核員審核技能基本是在招納以后進行審核員課程教育培訓和機構組織技能訓來達到,招聘的審核員都是具有實際基層和管理層工作經驗的精英。

相比之下,國內認證機構招聘審核員首先是看這個審核員是否具備CCAA國家注冊資格,只要具備注冊資格,基本會使用。不從機構本身定位,確定審核員任職條件來選聘審核員,很難達到選對人和用對人的目的,因此造成所聘用審核員水平和層次的參差不齊。

2.3、提升管理科學知識和專業知識

分析目前國內內資認證機構人力資源的構成情況,大多認證機構所擁有的審核員中,具備較好的管理科學知識和專業知識的審核員在機構中占據比例不足3成,多數認證機構中具備企業基層和管理層工作經驗的審核員占據比例不足4成。

如果審核員僅具備一般審核知識,對于一個管理基礎比較差的組織,也是很容易對照被審核質量手冊和程序在審核中發現一大堆的問題——所謂的“不符合項”;對于一個管理基礎比較好的組織,發現的問題就比較少了;對于管理基礎很好的組織,基本發現不了什么有價值的問題。

根據筆者對收集到的2007。2008年80家企業的認證審核案例的研究統計,這些審核員開具的“不符合項”大多為一些“文件性”、“實施性”不符合。比如文件控制的問題,有文件沒有很好去執行的問題,而且問題主要集中在“4.2.3文件控制”,“5.6管理評審”、“6.2人力資源”、“7.2.2與產品有關要求的評審”、“7.5.1生產和服務提供的控制”以及“8.2.2內部審核”。所提問題基本屬于比較孤立的、簡單的問題,而非系統性的問題。

要在審核中發現真正有價值的“不符合項”,除了提高審核員的審核知識和技巧之外,更重要的是提升管理科學知識和專業知識,才能在審核中更好地與受審核認證組織開展管理與專業方面溝通交流,切實做到在審核中發現一些組織質量管理中的系統性問題,發現一些真正有價值的“不符合項”。

2.4、充分理解和應用過程方法和管理的系統方法

充分理解過程方法和管理的系統方法是成功實施增值質量管理體系審核的關鍵。ISO9001:2008標準實際上要求確定如何使用過程方法審核以確定質量管理體系的“有效性”,要求審核員在開展審核時能夠提供增值的服務,這實際上也是標準符合性審核的最大挑戰。

過程是組成質量管理體系的基本單元,它包括了輸入、輸出、活動和所使用的資源這4個基本要素,要充分理解建立并實施有效的質量管理體系就是要通過確定、管理、控制和改進質量管理有關過程來達成。

質量管理體系是一種系統,可以看作是由相互關聯的過程組成,每個過程都有各自的功能,并通過過程之間的相互作用共同來實現質量管理體系的目的。審核具體質量管理體系時要充分理解需要哪些過程?這些過程應以什么樣的順序和關系運作?從而能夠實現質量方針和目標,并提高有效性和效率。

要使質量管理體系審核增值,需要審核員站在一定高度去審視一個組織的管理狀況,需要突破組織的管理框架。不但從微觀角度還要從宏觀角度以及縱向橫向分析組織的運作狀況和所發現的問題,提出組織管理存在風險和系統性的問題,才能避免所提問題的孤立性和片面性,為組織開出適合其管理隋況的藥方,使審核增值。

2.5、擯棄現有認證審核記錄模

比較國外認證機構的做法,自2003年以后,國內認證機構在認證審核現場的做法已經陷入了一個審核員自我防衛的怪圈。審核員更多的時間是花在記錄其如何開展審核并符合認證機構合格評定上面,以證明其不折不扣依據審核計劃開展了必要的審核。熟不知,在受審核組織看來,花錢請你來,你是來抄記錄的?擯棄現有審核記錄模式已經勢在必行,否則對認證本意將造成更大的傷害。

2.6、將審核方式從傳統的“檢查式”轉換為“溝通式”

在2000版ISO9001標準出現之前,因為導則要求審核員不能對被審核方提供任何建議,如果提建議就會被認為有咨詢嫌疑,所以早期的審核員與被審核組織之間通常都有溝通的鴻溝,似乎有一堵堅不可摧的“防火墻”,審核員進行審核也類似暗箱操作。解決這個問題的辦法其實并不難,可以通過實施透明的審核,認證評審機構可以將其對標準的理解透明化,除對審核員透明之外,也對被審核方透明。這樣做有利于審核員與受審核方進行充分的溝通,如果審核的做法能夠由傳統的“檢查”轉變為“溝通”,這個過程自然就增值了。

3、結論

認證機構開展質量體系審核要真正做到增值,就必須確立質量體系符合性的新理念、嚴把審核員準人關、提升管理科學知識和專業知識、充分理解和應用系統方法和過程方法、擯棄現有認證審核記錄模式,并以有效的溝通開展質量管理體系認證審核。除此之外,持續提高審核員審核技能也是必不可少的重要環節。只有做到這些,質量管理體系的增值審核才能實現。

為組織提供增值的認證審核服務的任務已經擺在認證機構面前,誰能夠真正提供增值審核服務,誰將贏得并持續擁有認證審核市場。

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