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淺談對質量管理體系過程中內審和內審員的認識!

來源:www.aiufil.tw   發布時間:2016-05-06

質量管理體系的審核的特點,被審核的質量管理體系必須是正確的,質量管理體系的審核是一個系統的、獨立的、并形成文件的過程,是一個抽樣檢查的過程,本文簡要的介紹了質量管理體系審核過程中對內審和內審員的認識。

GJB900IB一2009《質量管理體系要求》標準,更關注體系運行的有效性,運行有效性是企業建立質量管理體系的目的。質量管理體系內部審核是標準為一個組織的質量管理體系設置的一個自我完善的機制,目的是完善和改進質量管理體系,提升企業質量管理水平,提高企業市場競爭力,提高顧客和相關方的滿意度。通過這種機制確保一個組織的質量管理體系有效運行。

一、內部審核的作用

1、能夠發現體系運行中的不符合項并通過主動改進保持有效運行。

根據標準的要求,內部審核要判定質量管理體系兩個方面的符合性,即是否符合策劃的安排、標準的要求以及組織所確定的質量管理體系的要求;是否得到有效實施和保持。在質量管理體系中發現不符合項,糾正不符合項,改進質量管理體系,保持有效運行。

2、能夠發現隱患。

通過對相關證據的分析、發現運行中潛在的不符合項,通過采取防范措施,防患于未然。

3、能夠發現新的需求。

通過顧客的意見,可以發現顧客和相關方新的需求以及改進質量方針和質量目標的需求;通過質量目標的完成情況,可以發現實現質量目標必須的過程和職責的需求以及實現質量目標必須的資源需求;通過過程輸出特性,可以發現對某個過程有效性和效率進行測量的需求。有了新的需求,盡快改善,體系才能更加有效運行。

4、能夠保持良好地溝通,得到更多的改進機會。

內部審核與第二方審核、第三方審核不通,由于是由企業內部人員進行審核,彼此比較熟悉,便于溝通,信息易于獲得,主動改進的機會增多。

二、質量體系內部審核存在的常見問題

企業每年都要進行2次的內部審核,以維護質量體系持續正常運行,內部審核的正常開展,促進了體系的有效運行。但是,不少企業還存在一些問題,主要有:

1、內審員現場審核記錄不詳細,所開具的不符合項沒有真正反映事實或描述不清,造成不符合項整改對象不明。

2、內審準備不充分。審核檢查表b可操作性差,審核時沒有目的性,檢查樣本隨意性,缺乏代表性;內審員對程序文件的內容及現場情況了解不夠,對審核部門所涉及到的條款和文件未吃透,查出的問題多浮于表面,未能之處要害,就表面問題的采取措施進行改進,不利十質量體系水平有質的提升。

3、對質量體系內部審核認識不夠。受審核部門未將審核當作一種質量改進的機會,而是認為查出問題會影響本單位的榮譽,不愿意暴露,審核時不積極配合,導致審核員掌握第一手資料不足,審核難以深入。

4、有的部門平時不按標準執行,審核時臨時補記錄應付檢查。

5、有的部門為了蒙混過關,在編寫文件時,避重就輕,過分強調寫所做,做所寫;

6、審核員責任心不強,審核時走過場,流于形式,走樣子。

三、存在問題的主要原因

對照體系文件要求,我們不難發現,影響內部審核質量的因素主要有以下幾方面:

一、最高管理者重視的程度;

二、管理者代表的作用;

三、審核策劃的充分性;

四、審核方案的適宜性;

五、審核組長的選擇;

六、審核組成員對標準的理解程度和審核經驗;

七、對不符合項采取糾正措施的有效性;

八、對不合格追蹤、驗證的準確性。除第一條以外,其它各條都與內部審核員直接有關,由此分析,加強內部審核員隊伍建設,提高審核員素質是提高內審最直接有效的途徑之一。
四、強化內審員素質

1、內審員要具有良好地素質和能力。

內審員不僅擔負著質量管理體系審核的任務,而且還是組織質量管理體系建立、實施和改進的主要力量,因此,選擇和培養合適的內審員對企業來說是一項非常重要的任務。一個優秀的內審員不僅要取得相關的內審員證書,還應該具備以下能力:

(1)內審員要具有強烈的責任感,善于觀察和思考,能夠舉一反三,從表面問題查出深層次的問題并找出原因,有一定的文字表達能力和較高組織協調管理能力,具備較強的分析、判斷能力和較高的歸納、總結能力。

(2)能夠準確理解、掌握質量管理體系及相關標準。為了保證審核過程的正確、有序、到位以及審核發現、審核結論的準確性、有效性,審核員不僅要認真學習標準,而且還應系統掌握標準,以便更好的理解所用標準的內涵,更準確有效地評價體系的運行情況。

(3)熟悉內部審核的步驟、方法和技巧。如合理抽樣、調查方法、審核方式、方法的選擇等,這些都是具體實踐的問題,只有在實踐中不斷總結、不斷改進、不斷完善、才能逐步形成自有的審核風格、熟練掌握審核技巧。

(4)了解精通本專業的產品服務及其過程的專業知識和技能。在審核過程中,審核員只有精通相關產品、服務和過程控制的專業知識,才能在審核過程中有效溝通和交流,確保審核過程的順利、審核結果的有效,才能確保審核過程是一個有效的過程。

2、內審員要克服一些錯誤傾向。

在內部審核當中,內審員經常容易出現一些錯誤傾向,這些錯誤傾向,會讓內部審核走過程,有時還會對體系建設造成重大的影響,作為內審員,要克服這些錯誤傾向。

(1)內審員發現了問題講情面,違背審核準則,不作為、不負責任;審核時,迎合受審核單位的無理要求、對不符合項置之不理;怕得罪人。

(2)審核員不能就事論事,不找問題根源,這樣會導致受審核部門對不符合項的抵觸情緒嚴重,對內審失去信心,不利于企業質量管理的持續改進。

(3)有的內審員審核前先確定不符合項數量后在開始審核,不查出問題誓不罷休,查出問題草草收兵,將導致開具的不符合項沒有深度,或對已經構成重大問題漠然置之,違背審核宗旨。

五、結束語

總之,質量是企業發展永恒的主題。進行高質量的內部審核,既是標準中的控制要求,也是確保質量管理體系有效運行的重要手段。質量管理體系內部審核是組織的自我評價活動,這種評價是通過內審員的審核工作完成的,內審員的素質和能力如何直接影響內部審核的效果。每個組織不僅重視和認真抓好內部審核工作還要重視內審員隊伍的建設,從而促進組織質量管理工作的持續改進。

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